Управление проектами

Модуль Управление проектами включает в себя следующие разделы:

Реестр (портфель) проектов

Функциональность раздела обеспечивает регистрацию, учет, хранение и представление информации по проектам. Раздел включает в себя следующие основные компоненты:

• Иерархический справочник каталогов для хранения (классификации) проектов
  • Настраивается администратором ПО УП
  • Разграничение прав доступа к каталогам проектов для различных групп пользователей (нет доступа, право на просмотр, право на изменение)
• Учетная карточка проекта:
  • наименование проекта
  • цель проекта
  • объект проекта (подробнее описано в соответствующем блоке)
  • принадлежность к каталогу проектов
  • инициатор проекта
  • менеджер проекта
  • статус проекта (зарегистрирован, отложен, инициирован, на исполнении, завершен, прекращен)
  • плановые (прогнозные, утвержденные) и фактические даты начала и окончания проекта
  • бюджет проекта плановый (пессимистический, нормальный и оптимистический), актуализированный и фактический, с детализацией по периодам (месяц) и статьям БДДС компании
  • перечень ожидаемых и фактически полученных результатов по окончании проекта
  • приказ об инициации проекта (ссылка на документ в "Архиве документов")
  • приказ о начале работ по проекту (ссылка на документ в "Архиве документов")
  • основание для закрытия проекта (ссылка на документ в "Архиве документов")
  • периодичность (расписание) проведения совещаний проектной группы во время исполнения проекта
• План проекта по этапам
  • наименование этапа
  • плановые (прогнозные и утвержденные) и фактические даты начала и окончания этапа
  • бюджет этапа проекта плановый (пессимистический, нормальный и оптимистический), актуализированный и фактический, с детализацией по периодам (месяц) и статьям БДДС компании
  • объект проекта для этапа
  • перечень ожидаемых и фактически полученных результатов по окончании этапа проекта
  • перечень рисков по этапу – описание риска (со ссылкой на задачу проекта), коэффициент вероятности, коэффициент воздействия, перечень мероприятий по предотвращению/снижению воздействия риска, признак "свершилось"
• Календарный график работ (задач) по проекту
  • описание задач с указанием реквизитов – тип задачи (из настраиваемого справочника типов задач), описание задачи, исполнитель, плановая дата начала и окончания выполнения (утвержденная и прогнозная), длительность выполнения, признак "веха", признак "разрешить изменять дату начала задачи при пересчете графика"
  • возможность указания плановых (утвержденных и прогнозных) и фактических трудозатрат по задачам (в чел./часах)
  • описание иерархических связей между задачами (СДР) - родительские и дочерние задачи (родительская задача не может быть "завершена", если еще не "завершены" или не "отменены" ее дочерние задачи), возможность перемещение задачи из одной ветки структуры в другую (пока задача не "выполнена" или не "завершена")
  • описание планируемой последовательности выполнения задач – для каждой задачи можно указать список задач-предшественников или задач-последователей, поддерживаются виды связей задач: "одновременное начало", "окончание предыдущей – начало следующей"
  • возможность привязки к задаче файлов или документов из "Архива документов"
  • ведение переписки по задаче между Исполнителем и Менеджером проекта
  • Запланированные на этапе инициации задачи по проекту становятся доступны Исполнителям после перехода проекта на статус "На исполнении", при переходе проекта на статус "Закрыт" все задачи проекта получают статус "Завершена" или "Отменена"
  • Возможна корректировка Менеджером проекта календарного графика работ на этапе инициации и исполнения проекта: создание новых задач, замена исполнителя задачи (пока задача не "выполнена" или не "завершена"), отмена задач, потерявших актуальность (пока задача не "выполнена" или не "завершена")
  • пересчет календарного графика проекта на основе параметров задач: последовательность выполнения, длительность и признак "разрешить изменять дату начала задачи при пересчете графика"
• Контроль выполнения задач
  • при отметке Исполнителем выполнение задачи позже утвержденного срока окончания задачи Исполнитель регистрирует причину отклонения сроков
  • приемка задачи Менеджером проекта – Исполнитель отчитывается в исполнении задачи ("подтвердить выполнение" задачи), а менеджер проекта отмечает ее выполнение (задача "завершена") или отправляет на доработку (задача "выполнить")
  • рассылка сообщений по электронной почте (Исполнителю, Менеджеру проекта и Проектному офису) о постановке/выполнении задачи, напоминаний о наступлении срока или просрочки выполнения задачи
• Планирование и контроль материально-технического обеспечения проектов
  • Возможность создания из задачи проекта Заказа на закупку (необходимая номенклатура/услуги, количество, срок поставки, сумма), в привязке к договору и статье затрат
  • Возможность создания из задачи проекта планового Платежа (Заявки на оплату: основание на оплату, вид оплаты, контрагент, сумма), в привязке к договору и статье затрат или Заказу на закупку
  • Регистрация фактического поступления номенклатуры/услуг (накладная или акт приемки работ) и факта проведения платежа с автоматическим формированием суммы фактических затрат по этапу проекта/проекту
• Организационная структура проекта
  • команда проекта - список сотрудников с указанием роли в проекте и % занятости
• Документация по проекту
  • создание в электронном "Архиве документов" документации раздела (каталога) с возможность создания подкаталогов для хранения документации по проекту
  • формирование архива документации по проекту непосредственно из учетной карточки проекта (подробнее об "Архиве документов" описано в соответствующем блоке)
• Формирование отчетов по проекту (портфелю проектов)
  • "паспорт проекта" (информация из учетной карточки проекта)
  • портфель проектов (вывод списка проектов с информацией из учетной карточки проекта)
  • ключевые показатели проекта (портфеля проектов)
  • план проекта по вехам (в разрезах: этап, ответственный, дата окончания утвержденная, прогнозная или фактическая, причина отклонения сроков, запланированный и фактический результат)
  • план проекта по этапам (в разрезах: этап, ответственный, дата окончания утвержденная, прогнозная или фактическая, причина отклонения сроков, запланированный и фактический результат)
  • календарный график работ по проекту (в разрезах: этап, задача, исполнитель, дата окончания и трудоемкость утвержденная, прогнозная или фактическая, причина отклонения сроков)
  • критический путь проекта
  • отклонения от календарного графика работ в проектах со статусом "на исполнении", "прекращен" или "завершен" (в разрезах: проект, менеджер проекта, этап, задача, исполнитель, дата окончания утвержденная, прогнозная или фактическая, причина отклонения)
  • план материально-технического обеспечения проектов (в разрезах: проект, этап проекта, менеджер проекта, статус проекта, календарный месяц, номенклатура, сумма и количество план/факт/отклонение, статья бюджета)
  • план платежей по проектам (в разрезах: проект, этап проекта, менеджер проекта, статус проекта, календарный месяц, сумма план/факт/отклонение, статья бюджета)
  • бюджет проекта (в разрезах: этап, календарный месяц, статья бюджета, сумма утвержденная, прогнозная или фактическая)
  • бюджет портфеля проектов (в разрезах: проект, менеджер проекта, статус проекта, календарный месяц, статья бюджета, сумма утвержденная, прогнозная или фактическая)
  • загрузка сотрудника в проекте (на основании организационной структуры проекта или на основании календарного графика работ)
  • контроль рисков проекта (перечень рисков по незавершенным задачам и этапам проекта)

Бизнес-процесс жизненного цикла проектов

Функциональность раздела обеспечивает прохождение проекта по его жизненному циклу. Блок включает в себя следующие основные компоненты:

• Описание типовых бизнес-процессов "Инициации", "Исполнения, Контроля и Завершения проекта". Возможно изменение бизнес-процессов администратором проектного офиса соответственно принятому порядку.
• Бизнес процесс построен на основе автоматически инициируемых Системой задач по процессу
  • задачи могут инициироваться как результат исполнения предыдущей задачи по процессу, так и по расписанию (пример: задача "провести совещание по проекту")
  • при инициации последующих задач анализируется результат исполнения предыдущей задачи, так организуется логика ветвления процесса
  • производится рассылка сообщений по электронной почте (исполнителю задачи, Менеджеру проекта и Проектному офису) об инициации/выполнении задачи, напоминаний о наступлении срока или просрочке выполнения

Объекты проектов

Функциональность раздела обеспечивает регистрацию, учет, хранение и представление информации по объектам проектов. Раздел включает в себя следующие основные компоненты:

• Ведение реестра объектов
• Ведение карточек объектов с разбивкой по годам реализации
• Годовой и месячный план освоения, финансирования и ввода основных фондов в разрезе по статьям затрат (формируется из описания этапов проектов)
• Недельное детальное состояние освоения с разбивкой по виду работ (формируется из описания этапов и задач проектов)
• Регистрация фактической информации по объектам через акты и платежи
• Возможность регистрации прогнозных объектов и проведения планирования по ним